Menggunakan Microsoft Print to PDF pada Windows 10

Jika anda pengguna Microsoft Office dengan versi 2007 atau sudah menggunakan versi yang paling terakhir yaitu 2016, maka pada aplikasi microsoft office anda dapat mencetak ke bentuk file PDF. Ada perintah Save as atau Export untuk dapat menggunakannya.

Apakah anda pengguna Windows 10 juga? Jika ya, anda harus menggunakan fasilitas Microsoft Print to PDF. Fasilitas ini memungkinkan anda untuk mencetak dokumen, gambar atau format lain ke dalam bentuk file PDF.

Seperti kita ketahui, banyak dokumen menggunakan format PDF. PDF sendiri adalah singkatan dari  Portable Document Format. Sama seperti file yang dibuat oleh Word, dokumen berupa softcopy yang ada di komputer atau alat teknologi lainnya. Anda dapat membuka sebuah file PDF dengan aplikasi seperti Adobe Reader, foxit reader atau bahkan Microsoft Word 2016 (Viewer PDF).

Dalam kesempatan ini, akan menerangkan bagaimana cara membuat sebuah file PDF dari sebuah file Microsoft Project. Tentu saja ketika membuat sebuah file PDF, anda dapat membuat dari hampir semua bentuk file, seperti DOCX, XLSX, PPTX, JPEG, MPP, dan file lain yang didukung oleh Microsoft Print to PDF menjadi sebuah file PDF.

Pencetakan menjadi sebuah file PDF dari format bentuk lain, file anda tersebut dapat dibuka oleh viewer PDF, seperti yang sudah disebutkan di atas.

Untuk dapat menggunakan fasilitas Microsoft Print to PDF, pastikan anda memilikinya pada Windows 10. Untuk melakukan pengecekan apakah Microsoft Print to PDF sudah tersedia adalah:

1. Klik Settings
2. Klik Devices
3. Klik Printers and scanners
4. Pastikan anda memiliki Microsoft Print to PDF pada daftar printer yang anda miliki

Pada contoh berikut, seperti sudah disampaikan di bagian atas tulisan ini, akan melakukan pencetakan ke sebuah file PDF dari file MPP atau dari sebuah file Microsoft Project.

Mengapa contoh ini digunakan? Karena ada perbedaan hasil sebuah file PDF yang dibuat oleh perintah Export – Create PDF or XPS Document dengan Microsoft Print to PDF.

Pada dokumen Word, Excel atau PowerPoint, anda dapat melakukan export ke file PDF, maka file tersebut akan sama dengan file aslinya, tetapi berbeda pada hasil yang terjadi pada Microsoft Project. Perbedaan itulah yang menjadi alasan mengapa pada Microsoft Project tidak menggunakan Export, tapi menggunakan Microsoft Print to PDF.

Untuk melakukan pencetakan pada Microsoft Project, lakukan langkah berikut:

1. Klik File, lalu klik Print
2. Pada Printer, pilih perintah Microsoft Print to PDF
3. Sebelum memilih pada Microsoft Print to PDF, isi dari project sudah disesuaikan dengan berapa banyak halaman yang akan dicetak. Dalam contoh ini sudah diatur menjadi 3 halaman

Sebelum mencetak dengan Microsoft Print to PDF, preview dengan kertas A3 tetap jadi 3 halaman, sesuai dengan yang diinginkan

Tetapi ketika menggunakan perintah Export – Create PDF or XPS Document, maka jumlah halaman menjadi lebih banyak

Oleh karena itu ada perbedaan hasil yang diinginkan antar Export – Create PDF or XPS Document dengan Microsoft Print to PDF

Demikian informasi mengenai penggunaan Microsoft Print to PDF pada Windows 10.

Semoga bermanfaat.

Pelatihan Office 365 Project Online dan Project Professional 2013 di Poverty Reduction Support Facility (PRSF)

Pelatihan Microsoft Project Pro digabungkan dengan Project Online pada Office 365 dilaksanakan di Poverty Reduction Support Facility di Jakarta. Pelatihan ini memperkenalkan apa itu Microsoft Project dan menggunakan Project Online pada Office 365. Mempelajari bagaimana cara menggunakan Microsoft Project 2013 sebagai alat didalam mengelola sebuah proyek secara offline dan online,  dalam arti bahwa masing-masing peserta dapat menjadi seorang Project Manager yang membuat, merencanakan, memperbaharui, melakukan pelacakan terhadap tugas-tugas yang dijalankan, sampai akhirnya menyelesaikan proyek tersebut, atau hanya sebagai Team Member yang memperbaharui status dari tugas yang diberikan kepadanya.

Pelaksanaan pelatihan ini terbagi ke dalam 2 sesi, setiap sesi dilaksanakan selama 2 hari. Setelah pelatihan ini selesai, diharapkan peserta dapat memahami bagaimana menggunakan Microsoft Project, karena selama ini masih menggunakan Microsoft Excel sebagai perangkat lunak uang digunakan sehari-hari.

Penggunaan Microsoft Project secara offline, peserta menggunakan Microsoft Project untuk membuat sebuah proyek. Dimulai dari menentukan awal/akhir dari sebuah proyek, memasukkan tugas-tugas ke dalam Gantt Chart, menentukan durasi dari tiap-tiap tugas, menghubungkan satu tugas dengan tugas lainnya, membuat sumber daya yang bekerja pada proyek tersebut, dan memberikan penugasan kepada sumber daya terhadap sebuah tugas.

Penggunaan Office 365 Project Online, peserta hanya mencoba bagaimana membuka sebuah penugasan yang diberikan oleh seorang Project Manager kepada dirinya, untuk dilaksanakan, selanjutnya adalah bagaimana memperbaharui status dari tugas tersebut.

Ada beberapa pertimbangan ketika menggunakan Microsoft Project secara offline atau Project Online. Kebutuhan ini menentukan apakah setiap orang menjadi Project Manager atau hanya menjadi Team Member saja dari sebuah Project. Selain itu, apakah kemudahan akses pada project Online, memastikan bahwa Team Member dapat dengan mudah untuk memperbaharui status dari penugasan yang diberikan kepada dirinya.

Kemudahan akses dengan menggunakan Project Online menjadi pertimbangan lain, ketika bekerja dengan banyak Team Member, pembaruan dari status tiap tugas dapat langsung diketahui. Sehingga akan memudahkan bagi seorang Project Manager dalam mengambil keputusan.

Masih banyak pengguna komputer yang masih menggunakan Microsoft Excel untuk mencatat sebuah proyek, padahal dengan adanya Microsoft Project, akan memudahkan bagi para pengguna dalam mengelola proyek yang mereka tangani.

 

Semoga bermanfaat.