Menggunakan Save AutoRecover

Ketika sedang berasyik ria membuat sebuah dokumen atau sedang melakukan penghitungan sederhana pada Excel, tiba-tiba mati listrik, atau muncul sebuah keadaan yang tidak diinginkan terjadi, di lain pihak anda belum menyimpan dokumen pada saat anda terakhir melakukan Save. Jika itu terjadi maka anda akan kehilangan sebagian dari dokumen yang anda buat tersebut, karena anda belum menyimpannya, walaupun file tersebut tetap ada, tetapi anda akan kehilangan bagian dari terakhir anda melakukan penyimpanan dengan menggunakan perintah Save.

Untuk menghindari hal tersebut, anda dapat menggunakan fasilitas Save AutoRecover yang akan membantu menyimpan secara otomatis ketika anda sedang bekerja pada sebuah dokumen.

Umumnya aplikasi Word, Excel, PowerPoint akan melakukan penyimpanan secara otomatis setiap 10 menit sekali. Anda dapat mengubahnya sesuai waktu yang anda inginkan. Semakin sedikit waktu yang anda tentukan semakin aman dari kehilangan apa yang sudah anda kerjakan pada file tersebut. Tetapi berisiko akan membuat akses terhadap file tersebut menjadi lambat. Misalnya anda mengatur waktu Save Autorecover setiap 2 menit sekali, maka secara otomatis akan menyimpan setiap 2 menit sekali. Yang akan mengganggu aktifitas anda dalam melakukan pekerjaan terhadap dokumen tersebut.

Tentunya tidak hilangnya tulisan atau angka pada dokumen tersebut menjadi prioritas dari dokumen anda.

Untuk melakukan pengaturan dari Save AutoRecover, lakukan langkah-langkah berikut:

1. Klik tab File, lalu klik Options.
2. Pada bagian sebelah kiri, klik Save.
3. Di bawah Save documents, tentukan waktu pada Save AutoRecover information every.
4. Lalu klik OK.

Catatan.

Pengaturan ini dapat anda terapkan pada aplikasi Microsoft lainnya seperti Excel, PowerPoint. Serta dapat digunakan juga dari versi 2007, 2010, dan 2013. Umumnya pengaturan yang dilakukan ini akan sama.

 

Menggunakan Fasilitas Baru pada Word 2013

Pick up where you left off.

Anda sering meng-edit dokumen, ingin mengetahui pada bagian mana anda terakhir melakukan peng-edit-an terhadap dokumen, saatnya anda menggunakan Word 2013.

Dengan menggunakan Word 2013, ketika anda membuka dokumen yang sebelumnya sudah ditutup, dan anda ingin mereview hasil dokumennya, maka Word 2013 akan menampilkan seperti gambar di bawa ini:

Anda klik pada PopUp yang tampil di sebelah kanan layar, maka Word 2013 akan langsung mengarahkan ke isi dokumen terakhir anda melakukan peng-edit-an.

Mengenal Inspect Document

Sebelum dokumen yang anda miliki anda bagikan ke pengguna lain dalam bentuk elektronik (soft copy) baik itu menempatkan di share drive atau mengirimkannya menggunakan email, sebaiknya lakukan dahulu pemeriksaan terhadap dokumen tersebut. Pemeriksaan ini dilakukan bukan untuk melihat kembali isi dari dokumen, tetapi pemeriksaan terhadap data yang disembunyikan (hidden data) atau informasi pribadi (personal information) yang mungkin terdapat pada dokumen tersebut atau berada pada properties dokumennya. Karena pada hidden information dapat berisi informasi penting organisasi anda atau tentang dokumen itu sendiri yang mungkin anda tidak ingin mempublikasikannya ke khalayak umum, pastikan hidden information tersebut dihilangkan sebelum anda mengirimkannya ke pengguna lain.

Menemukan dan menghilangkan hidden data dan personal information

Anda dapat menggunakan Document Inspector untuk mencari dan menghilangkan hidden data dan personal information pada dokumen Word anda. Sebaiknya sebelum anda menggunakan Document Inspector pastikan anda membuatkan copy dari dokumen tersebut, karena jika sebuah dokumen sudah dihilangkan hidden data dan personal information nya, tidak ada jaminan bahwa informasi-informasi yang dihilangkan tersebut dapat dikembalikan.

Untuk dapat menggunakan Document inspector, lakukan langkah-langkah berikut:

1. Pastikan dokumen yang anda ingin periksa sudah terbuka.
2. Klik tab File, klik Info.
3. Pada bagian Info, klik Check for Issues, lalu klik Inspect Document.
4. Akan muncul kotak dialog Microsoft Word, klik Yes.

   

5. Selanjutnya akan ditampilkan muncul kotak dialog Document Inspector.
6. Umumnya semua pilihan akan dicentang pada kotak dialog tersebut, anda dapat memilih bagian mana saja dengan menghilangkan centang dari check box masing-masing pilihan.
7. Jika sudah memilih bagian mana yang akan diperiksa, selanjutnya klik Inspect.

8. Hasil dari pemeriksaan akan ditampilkan. Tergantung kepada pilihan yang anda centang pada langkah sebelumnya dan apakah ada hidden data dan personal information, langkah selanjutnya adalah apakah anda ingin menghilangkannya atau tidak. Seperti terlihat pada gambar di bawah ini, ditemukan Document Properties and Personal Information. Jika anda ingin menghilangkannya klik Remove All.

9. Jika sudah selesai memeriksa dan menghilangkan hidden data dan personal information, klik Close untuk menutup kotak dialog Document Inspector.

Beberapa tipe dari hidden data dan personal information

Berikut adalah beberapa tipe dari hidden data dan personal information yang dapat disimpan pada dokumen Word anda. Bisa jadi informasi-informasi ini tidak dengan cepat terlihat ketika anda membuka sebuah dokumen pada Word, tetapi pengguna lain ketika anda mengirimkannya dapat melihat dan menggunakan informasi tersebut untuk kepentingan diluar peruntukannya.

Pastikan jika anda menemukan informasi-informasi penting yang tidak ingin anda bagikan ke pengguna lain, dapat dengan bijaksana untuk menghilangkannya. Tetapi harus juga dilihat apakah informasi-informasi itu akan menyebabkan anda atau organisasi menjadi terbuka, yang akan menyebabkan kerugian bagi anda dan organisasi. Umumnya pengguna tidak mengkhawatirkan hal ini, tetapi menjadi penting ketika pengguna lain dapat mengetahui siapa yang merubah, siapa yang memberi komentar, dan isi dari komentar tersebut

Tipe-tipe tersebut adalah:

1. Comments, Track Changes, Version, dan Ink annotations

   Jika anda berkolaborasi dengan pengguna lain dalam membuat atau mengedit dokumen, yang mungkin berisi beberapa bagian dari dokumen ada revisi dengan track changes, pemberian komentar pada bagian tertentu, ink annotation atau version. Informasi-informasi ini akan memungkinkan pengguna lain dapat melihat nama-nama dari rekan anda yang bekerja sama ketika membuat atau mengubah sebuah dokumen, dapat melihat komentar, serta perubahan-perubahan yang dilakukan pada dokumen tersebut.

2. Document Properties dan Personal Information

   Document properties atau biasa dikenal sebagai metadata, berisi detail dari informasi author, subject, dan title. Selain itu document properties juga berisi informasi pengguna yang menyimpan dokumen tersebut, dan informasi kapan dokumen itu dibuat.

3. Header, footer dan Watermark

   Dokumen Word anda mungkin berisi informasi header, informasi footer, atau informasi watermark.

4. Hidden Text

   Sebuah dokumen Word, pada beberapa bagian tertentu dapat anda sembunyikan. Untuk mengetahui pada bagian mana tulisan disembunyikan, anda dapat menggunakan Document Inspector untuk mengetahuinya.

5. Document server properties

   Jika dokumen anda disimpan pada sebuah server manajemen dokumen seperti SharePoint, dokumen tersebut mungkin berisi Document Properties dan informasi yang berkaitan dengan lokasi servernya.

6. Custom XML data

   Dokumen-dokumen yang anda miliki dapat berisi sebuah custom XML yang tidak tampil pada dokumen tersebut. Document Inspector dapat menemukan dan menghilangkan XML data tersebut.

7. Invisible Content

   Objek-objek yang tidak terlihat, karena sudah diformat tidak terlihat.

Berikut adalah contoh dokumen yang sudah dihilangkan hidden data dan personal informationnya.