dan terhadap nikmat Tuhan-Mu, maka hendaklah kamu sebarkan.

Archive for the ‘Outlook 2013’ Category

Mengenal Work Offline di Outlook 2013

Fasilitas Work Offline adalah perintah yang digunakan untuk memutuskan hubungan ke server email. Dalam hal ini pengguna bekerja tidak terhubung (offline) dengan koneksi internet, yang berarti pengguna tidak dapat mengirim atau menerima email yang masuk dan keluar.

Perintah ini bisa digunakan untuk pengguna yang memiliki keterbatasan koneksi internet, sehingga dapat membaca email yang masuk dan menyiapkan sebuah email baru, atau membalas email-email yang masuk tersebut, tanpa harus terhubung ke internet.

Selain itu, penting mengetahui status koneksi dari hubungan anda ke Internet. Dalam beberapa kasus, bisa saja terjadi pengguna tidak dapat mengirim/menerima email, sementara koneksi internet ada, pengecekan terhadap pengatur akun email juga sudah benar. Beberapa kasus ini terjadi karena tidak sengaja perintah Work Offline ini aktif, yang mengakibatkan pengguna tidak dapat mengirim/menerima email.

Berikut adalah status dari hubungan Outlook 2013 sebagai aplikasi yang digunakan untuk mengelola email. Umumnya status dari Outlook 2013 yang selalu terhubung ke Internet dapat dilihat pada Tab SEND/RECEIVE, pada group Preferences, ada Work Offline. Pastikan perintah Work Offline ini tidak di klik.

Klik Work Offline jika anda ingin mematikan hubungan dari Outlook 2013 ke internet, dan begitu sebaliknya untuk mengaktifkannya kembali.

Status yang dapat dilihat ketika hubungan dari Outlook 2013 anda bekerja dalam keadaan offline, dapat dilihat pada gambar berikut.

Pada Ribbon

1

Pada Status Bar

2

Pada Thumbnail view di Taskbar

3

Berikut adalah status dari Outlook 2013 yang terhubung (online) ke Internet

4

Semoga bermanfaat.

Iklan

Menghapus Auto-Complete Alamat Email di Outlook 2013

Fasilitas Auto-Complete adalah fasilitas yang menampilkan petunjuk atau anjuran untuk nama dan alamat email ketika anda mengetik pada kotak To, Cc, dan Bcc. Anjuran ini muncul ketika ada kesesuaian dari daftar nama dan alamat email untuk email-email yang sudah dikirimkan.

Tapi terkadang anda tidak memerlukan Auto-Complete ini, karena bisa jadi ada penulisan alamat email yang salah, yang berarti akan mengakibatkan kesalahan pengiriman, atau juga untuk alamat- email yang sudah tidak digunakan lagi oleh penerimanya.

Berikut adalah contoh dari sebuah nama dari Auto-Complete pada Outlook 2013.

1

Bagaimana cara untuk menghapus Auto-Complete yang sudah tidak diperlukan lagi, berikut adalah langkah-langkahnya:
1. Pastikan anda sudah membuka sebuah file pesan baru.
2. Pada bagian To: ketik beberapa huruf seperti terlihat pada gambar di atas
3. Anda dapat menghapus salah satu Auto-Complete yang sudah tidak digunakan lagi, dengan melakukan klik pada tanda X di sebelah kanan dari sebuah alamat email. Atau,
4. Pilih salah satu nama dari Auto-Complete yang muncul dengan menggunakan panah atas atau panah bawah pada keyboard anda, jika sudah menentukan alamat email yang akan dihapus, tekan Delete pada keyboard.

Cara di atas adalah cara menghapus satu persatu dari alamat email yang sudah tidak diperlukan lagi.
Selain itu ada cara untuk menghapus semua Auto-Complete, seperti terlihat pada gambar di bawah ini.

2

1. Klik File, lalu klik Options.
2. Klik Mail, lalu turunkan layar sebelah kanan, sampai menemukan bagian Send messages
3. Klik tombil Empty Auto-Complete list
4. Klik OK.

Pada tulisan ini menggunakan Outlook 2013, teknik menghapus sebuah nama dari Auto-Complete ini dapat juga digunakan pada Outlook 2010 dan Outlook 2007.

Semoga bermanfaat.

Mengenal MOS (Microsoft Office Specialist)

Microsoft melalui Certiport.com menyediakan sertifikasi Microsoft untuk para pengguna Microsoft Office. Pengguna yang sudah lulus dari sertifikasi Office ini disebut dengan Microsoft Office Specialist atau MOS. Sampai tulisan ini diturunkan, ada 3 versi sertifikasi office yang masih tersedia, yaitu sertifikasi Office 2007, 2010, dan 2013. Pengguna dapat memilih versi Office yang mereka gunakan sehari hari.

Selain MOS, Microsoft juga menyediakan sertifikasi office untuk Expert, disebut dengan Microsoft Office Expert, dan Master, disebut dengan Microsoft Office Master.

Berikut adalah model dari sertifikasi office yang tersedia:

Microsoft Office 2007

  1. MOS (Pilih salah satu ujian)
    • Word 2007
    • Excel 2007
    • PowerPoint 2007
    • Outlook 2007
    • Access 2007
  2. MOE (Pilih salah satu ujian)
    • Word Expert 2007
    • Excel Expert 2007
  3. MOM
    • Word Expert 2007 (wajib)
    • Excel Expert 2007 (wajib)
    • PowerPoint 2007 (wajib)
    • Outlook 2007 atau Access 2007 (pilih salah satu)

Tautan: http://www.certiport.com/Portal/desktopdefault.aspx?page=common/pagelibrary/mos2007.html

 

Microsoft Office 2010

  1. MOS (Pilih salah satu ujian)
    1. Word 2010
    2. Excel 2010
    3. PowerPoint 2010
    4. Outlook 2010
    5. Access 2010
    6. SharePoint 2010
    7. OneNote 2010
    8. Office 365
  2. MOE (Pilih salah satu ujian)
    1. Word Expert 2010
    2. Excel Expert 2010
  3. MOM (3 ujian wajib + 1 ujian pilihan)
    1. Word Expert 2010 (wajib)
    2. Excel Expert 2010 (wajib)
    3. PowerPoint 2010 (wajib)
    4. Outlook 2010 atau Access 2010 atau SharePoint 2010 atau OneNote 2010 atau Office 365 (pilih salah satu)

Tautan: http://www.certiport.com/Portal/desktopdefault.aspx?page=common/pagelibrary/mos2010.html

 

Microsoft Office 2013

  1. MOS (Pilih salah satu ujian)
    • Word 2013
    • Excel 2013
    • PowerPoint 2013
    • Outlook 2013
    • Access 2013
    • SharePoint 2013
    • OneNote 2013
  2. MOE (Pilih salah satu ujian)
    • Word 2013 Expert Part 1 dan Word 2013 Expert Part 2
    • Excel 2013 Expert Part 1 dan Excel 2013 Expert Part 2
  3. MOM (pilih salah satu model berikut)
    • Word (3 ujian wajib + 1 ujian pilihan)
      • Word 2013 Expert Part 1 (wajib)
      • Word 2013 Expert Part 2 (wajib)
      • Excel 2013 (wajib)
      • Outlook 2013 atau Access 2013 atau SharePoint 2013 atau OneNote 2013 (pilih salah satu)
    • Excel (3 ujian wajib + 1 ujian pilihan)
      • Excel 2013 Expert Part 1 (wajib)
      • Excel 2013 Expert Part 2 (wajib)
      • Word 2013 (wajib)
      • Outlook 2013 atau Access 2013 atau SharePoint 2013 atau OneNote 2013 (pilih salah satu)
    • Experts (4 ujian wajib)
      • Word 2013 Expert Part 1 (wajib)
      • Word 2013 Expert Part 2 (wajib)
      • Excel 2013 Expert Part 1 (wajib)
      • Excel 2013 Expert Part 2 (wajib)

Tautan: http://www.certiport.com/Portal/desktopdefault.aspx?page=common/pagelibrary/mos2013.html

Dari ketiga versi Office di atas, pengguna dapat memilih versi office yang digunakan sehari-hari. Tentunya tidak ada pembatasan jika pengguna ingin mengambil ujian yang lebih tinggi versinya. Sebagai contoh, sehari-hari pengguna menggunakan versi Office 2010, tapi ingin mengambil ujian untuk Word versi 2013, hal ini dapat dilakukan, karena tidak ada kebutuhan khusus untuk dapat mengambil ujian tersebut.

Berbeda dengan ujian Microsoft lainnya, ujian untuk office waktunya hanya sekitar 50-60 menit tiap ujian. Pada versi Office 2007 dan Office 2010, soal ujian sebanyak 19-20 soal, kecuali untuk Powerpoint dan Outlook 40 soal, setiap soal terdiri dari 2 perintah, terkadang perintah kedua berhubungan dengan perintah pertama.

Untuk versi Office 2013, Microsoft mengubah model soal. Soal yang dikeluarkan berupa kasus yang harus diselesaikan, dengan jumlah waktu yang sama sekitar 50-60 menit.

Soal ujian masih menggunakan Bahasa inggris.

Pengguna yang sudah lulus ujian akan mendapatkan sertifikat MOS, atau MOE atau MOM. Dapat menambahkan gelar ini di belakang nama lengkap pengguna.

Semoga bermanfaat.

Menggunakan Online Pictures pada Office 2013

Online Pictures adalah sebuah fasilitas baru yang terdapat pada Office 2013. Fasilitas ini berfungsi untuk memasukkan sebuah gambar dari internet. Terdapat 2 pilihan sebagai sumber pencarian dalam menentukan gambar mana yang ingin anda masukkan kedalam sebuah dokumen.

Sumber-sumber gambar dari Office.com atau menggunakan situs pencari, yaitu Bing. Setelah menentukan dari sumber mana anda akan mencari sebuah gambar, masukan kata kunci dari pencarian yang ingin anda lakukan. Selanjutnya Office 2013 akan menampilkan hasil pencariannya.

Fasilitas ini terdapat pada hampir semua aplikasi office 2013, yaitu Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, dan OneNote. Diperlukan koneksi internet untuk dapat menggunakan fasilitas Online Pictures ini.

Berikut adalah cara menggunakan Online Pictures:

1. Klik tab Insert, pada group Illustrations, klik Online Pictures.

12. Masukkan kata kunci dari gambar yang ingin anda cari, pada Office.com atau Bing. Dalam contoh ini mencari gambar pada Office.com dengan kata kunci sport. Lalu tekan Enter.

23. Office.com akan menampilkan hasil pencarian. Anda dapat memilih dari hasil pencarian tersebut, gambar-gambar yang ingin anda masukkan kedalam dokumen. Pilih salah satu gambar, lalu klik Insert.

3

4. Selanjutnya anda dapat melakukan perubahan dari ukuran, pewarnaan, dan lain sebagainya dari gambar yang baru saja anda masukkan.

Semoga bermanfaat.

Mengelola inbox dengan Quick Steps pada Outlook 2013

Pengelolaan email pada inbox di Outlook 2013.

Quick Steps adalah fasilitas yang sudah diperkenalkan dan digunakan dari Outlook 2010. Kegunaan dari fasilitas ini adalah membantu dengan cepat pengguna dalam mengelola mailboxnya.

Pengguna dapat dengan cepat untuk memindahkan sebuah email ke folder tertentu, atau dengan cepat melakukan reply email kepada pengirim email.

Perintah-perintah pada quick step terdapat pada tab Home, pada group Quick Steps.

Berikut adalah beberapa default dari fasilitas quick step.

  1. Move To: Memindahkan email yang terpilih ke sebuah folder yang anda tentukan dan menandai email tersebut sebagai mark as read. (anda dapat menentukan secara langsung folder yang dituju).
  2. Team Email: Forward email ke pengguna pada tim anda. Jika menggunakan Exchange Server, secara otomatis nama tim akan muncul.
  3. Reply & Delete: Akan membuka email tersebut, lalu Reply dan akan menghilangkan email aslinya.
  4. To Manager: Forward email kepada manajer anda. Jika menggunakan Exchange Server, secara otomatis nama manajer pengguna akan muncul.
  5. Done: memindahkan email terpilih ke sebuah folder tertentu, menandai sebagai email yang Complete dan menandai sebagai Mark as Read.
  6. Create New: membuat sebuah quick step sendiri, sesuai keinginan anda.

Menggunakan Quick Step

Sebagai contoh berikut menggunakan quick step dengan fasilitas Done dari quick step

  1. Pilih sebuah email dari inbox
  2. Pada tab Home, group Quick Step, klik Done.

Email tersebut akan pindah pada folder tertentu, lalu menandai email tersebut dengan Complete, dan menandai sebagai Mark as Read.

Catatan. Pastikan anda sudah membuat atau memiliki sebuah folder.

Membuat kriteria baru Quick Step

Pada contoh berikut, membuat sebuah quick step baru dengan kriteria Reply email tersebut, memberikan Follow Up Today, memberikan warna Category.

  1. Pada tab Home, group Quick Step, klk Create New.
  2. Pada kotak dialog Edit Quick Step, berikan nama untuk quick step baru tersebut pada kotak di bawah Name: (anda dapat menggunakan nama default nya)
  3. Pada Action pertama, pilih panah drop down di sebelah kanan, lalu pada bagian Respond, pilih Reply. Lalu klik Add action untuk menambahkan kriteria lain.
  4. Pada Action kedua, pilih panah drop down di sebelah kanan, lalu pada bagian Categories, Tasks and Flags, pilih Flag Message. Lalu pada Choose flag, pilih Today. Klik Add action.
  5. Pada Action ketiga, pilih panah drop down di sebelah kanan, lalu pada bagian Categories, Tasks and Flags, pilih Categorize Message. Lalu pada Choose category, pilih Blue Category.
  6. Klik Finish.

 

Sekarang anda sudah memilik quick step baru sesuai dengan kriteria yang diinginkan. Anda dapat mencobanya untuk diterapkan pada sebuah email.

Setelah anda membuat quick step baru, maka nama quick step baru tersebut akan muncul Ribbon Outlook anda.

Untuk kriteria lainnya anda dapat mencobanya lebih lanjut.

Semoga bermanfaat.

Search pada Outlook 2013

Melakukan pencarian (Search) pada email di Outlook 2013.

Seperti pada gambar di atas, dalam melakukan pencarian terhadap email dapat dengan cepat menempatkan kursor dari mouse anda pada bagian Search Inbox (Ctrl – E), selanjutnya mengetikkan kata kuncinya. Kata kunci dapat berupa alamat pengirim, subject dari email, atau kata dan kalimat yang berada dalam sebuah email. Jika ditemukan kata kunci yang tepat dengan email yang ada, maka secara otomatis Outlook 2013 akan menampilkan hasil dari pencarian tersebut.

Pada tulisan kali ini, akan diperkenalkan pencarian lebih lanjut yang disediakan pada Outlook 2013.

Ketika anda menempatkan kursor mouse pada bagian Search, maka akan menampilkan tab Search pada ribbon outlook.

Terdapat 5 group dari tab Search.

  1. Scope (cakupan pencarian)
    1. All Mailbox – Pencarian dilakukan pada semua mailbox yang anda miliki. Boleh jadi anda memiliki beberapa account email, dan account-account email tersebut dimasukkan ke dalam Outlook anda.
    2. Current Mailbox – Pencarian hanya pada mailbox yang sedang terpilih
    3. Current Folder – Pencarian hanya pada folder yang terpilih
    4. Subfolder – Pencarian pada subfolder
    5. All Outlook item – Pencarian pada seluruh bagian dari outlook, tidak hanya email, tetapi juga calendar, task, contact, dan note.
  2. Results – (untuk hasil pencarian sebelumnya)
  3. Refine – Pencarian lebih lanjut
    1. From
    2. Subject
    3. Has Attachment
    4. Categorized
    5. This Week
    6. Sent To
    7. Unread
    8. Flagged
    9. Important
    10. More
  4. Option (menampilkan kata kunci pada pencarian sebelumnya serta pencarian lebih lanjut)
  5. Close (menutup tab Search)

Anda dapat melakukan pencarian dengan menggunakan kata kunci yang tepat, selain itu juga kata kunci yang anda gunakan, dapat juga dilakukan pencarian secara bersamaan dari kriteria lain yang ingin anda cari.

Misalkan anda ingin melakukan pencarian terhadap email dari seseorang, ditambah dengan kriteria yang memiliki attachment dari orang tersebut, ditambah dengan penandaan flag.

Untuk dapat melakukan hal tersebut, lakukan langkah seperti berikut:

  1. Pastikan pada mailbox mana anda akan melakukan pencarian (jika hanya memiliki satu mailbox saja, anda langsung ke langkah nomor 2).
  2. Tempatkan kursor pada area Search.
  3. Pada tab Search, pada group Refine
  4. Klik From, masukkan nama pengirim
  5. Lalu pada group Refine klik Has attachment
  6. Lalu pada group Refine, klik Flagged

Tampilan search anda akan seperti gambar berikut, jika hasil pencarian ditemukan.

Untuk menutup hasil pencarian klik tanda x di sebelah kanan Search

Untuk kriteria lainnya anda dapat mencobanya sesuai dengan kriteria yang diinginkan.

Semoga bermanfaat.

Panduan Persiapan Ujian 77-423 – Outlook 2013

Terdapat 4 area yang harus dikuasai untuk dapat lulus ujian dari Outlook 2013, area-area tersebut adalah:

Mengelola lingkungan outlook

  1. Mengelola pengaturan Outlook
    1. Pengaturan terhadap original messages dan reply messages, merubah teks format untuk semua outgoing messages, mengatur Navigation pane, memblok alamat-alamat tertentu, mengkonfigurasi view, mengelola banyak accounts, mengatur Outlook option.
  2. Mengatur Outlook
    1. Merubah quote text colors, Membuat signature, menggunakan Quick Steps, membuat dan mengelola rule, membuat auto-replies.
  3. Print dan Save pada Outlook
    1. Print message, print calendar, save attachment, preview attachment, print contact, print task, save message pada format yang berbeda, create data files.
  4. Pencarian pada Outlook
    1. Membuat pencarian folder, pencarian untuk message, pencarian untuk task, pencarian untuk contact, pencarian untuk calendar, menggunakan find lebih lanjut, pencarian berdasarkan lokasi.

Mengelola message

  1. Membuat sebuah message
    1. Membuat message, forward message, menghapus messages, menambahkan/menghilangkan attachments, menambahkan Cc dan Bcc ke message, menambahkan voting option ke message, reply ke semua penerima, reply ke pengirim saja, memprioritaskan message, mark as private, mengatur request delivery/read receipt, redirect replies, mendelegasikan akses.
  2. Memformat sebuah message
    1. Memformat teks, memasukkan hyperlinks, menerapkan themes dan styles, memasukkan gambar, menambahkan sebuah signature ke message tertentu, memformat signature, membuat dan menggunakan Quick Parts.
  3. Mengatur dan mengelola message
    1. Sort message, memindahkan messages antar folder, membuat lokal folder baru, menerapkan kategori, mengkonfigurasi pengaturan junk email, clean up message, membuat mark as read/unread, menandai dengan flag, ignore message, pengurutan berdasar conversation, mengatur opsi reminder pada attachment.

Mengelola schedule

  1. Membuat dan mengelola calendar
    1. Mengatur tampilan dari calendar, memodifikasi waktu pada calendar , menghapus calendars, mengatur waktu kerja calendar, menggunakan banyak calendar, mengelola group calendar,  berbagi calendar.
  2. Membuat appointment, meeting, dan event
    1. Membuat calendar, membuat calendar berulang, membatalkan calendar, membuat calendar dari message, mengatur waktu calendar, mengkategorisasikan calendar, menggunakan scheduling assistant, merubah availability status, mengatur schedule resources, mengatur Room Finder.
  3. Mengelola dan mengatur appointment, meeting, and event
    1. Mengatur tingkat kepentingan dari calendar, forward calendar, mengkonfigurasi reminders, menambahkan participant, merespon dengan invitation, memperbaharui calendar, berbagi meeting notes.
  4. Membuat dan mengelola note, task, dan journal
    1. Membuat dan mengelola task, membuat dan mengelola note, attach note ke contact, membuat isian journal, memperbaharui task status

Mengelola contact dan group

  1. Mengelola dan mengatur contact
    1. Membuat contact baru, menghapus contact, mengimport contact dari luar, mengedit contact, attach gambar ke contacts, menambahkan tag ke contact, berbagi contact, mengelola banyak address books.
  2. Mengelola dan mengatur groups
    1. Membuat contact group baru, menambahkan contacts ke sebuah group, menambahkan note ke sebuah group, memperbaharui contacts di dalam group, menghapus group, menghapus anggota di dalam group.