dan terhadap nikmat Tuhan-Mu, maka hendaklah kamu sebarkan.

Mengenal Inspect Document

Sebelum dokumen yang anda miliki anda bagikan ke pengguna lain dalam bentuk elektronik (soft copy) baik itu menempatkan di share drive atau mengirimkannya menggunakan email, sebaiknya lakukan dahulu pemeriksaan terhadap dokumen tersebut. Pemeriksaan ini dilakukan bukan untuk melihat kembali isi dari dokumen, tetapi pemeriksaan terhadap data yang disembunyikan (hidden data) atau informasi pribadi (personal information) yang mungkin terdapat pada dokumen tersebut atau berada pada properties dokumennya. Karena pada hidden information dapat berisi informasi penting organisasi anda atau tentang dokumen itu sendiri yang mungkin anda tidak ingin mempublikasikannya ke khalayak umum, pastikan hidden information tersebut dihilangkan sebelum anda mengirimkannya ke pengguna lain.

Menemukan dan menghilangkan hidden data dan personal information

Anda dapat menggunakan Document Inspector untuk mencari dan menghilangkan hidden data dan personal information pada dokumen Word anda. Sebaiknya sebelum anda menggunakan Document Inspector pastikan anda membuatkan copy dari dokumen tersebut, karena jika sebuah dokumen sudah dihilangkan hidden data dan personal information nya, tidak ada jaminan bahwa informasi-informasi yang dihilangkan tersebut dapat dikembalikan.

Untuk dapat menggunakan Document inspector, lakukan langkah-langkah berikut:

  1. Pastikan dokumen yang anda ingin periksa sudah terbuka.
  2. Klik tab File, klik Info.
  3. Pada bagian Info, klik Check for Issues, lalu klik Inspect Document.
  4. Akan muncul kotak dialog Microsoft Word, klik Yes.

  5. Selanjutnya akan ditampilkan muncul kotak dialog Document Inspector.
  6. Umumnya semua pilihan akan dicentang pada kotak dialog tersebut, anda dapat memilih bagian mana saja dengan menghilangkan centang dari check box masing-masing pilihan.
  7. Jika sudah memilih bagian mana yang akan diperiksa, selanjutnya klik Inspect.

8. Hasil dari pemeriksaan akan ditampilkan. Tergantung kepada pilihan yang anda centang pada langkah sebelumnya dan apakah ada hidden data dan personal information, langkah selanjutnya adalah apakah anda ingin menghilangkannya atau tidak. Seperti terlihat pada gambar di bawah ini, ditemukan Document Properties and Personal Information. Jika anda ingin menghilangkannya klik Remove All.

9. Jika sudah selesai memeriksa dan menghilangkan hidden data dan personal information, klik Close untuk menutup kotak dialog Document Inspector.

Beberapa tipe dari hidden data dan personal information

Berikut adalah beberapa tipe dari hidden data dan personal information yang dapat disimpan pada dokumen Word anda. Bisa jadi informasi-informasi ini tidak dengan cepat terlihat ketika anda membuka sebuah dokumen pada Word, tetapi pengguna lain ketika anda mengirimkannya dapat melihat dan menggunakan informasi tersebut untuk kepentingan diluar peruntukannya.

Pastikan jika anda menemukan informasi-informasi penting yang tidak ingin anda bagikan ke pengguna lain, dapat dengan bijaksana untuk menghilangkannya. Tetapi harus juga dilihat apakah informasi-informasi itu akan menyebabkan anda atau organisasi menjadi terbuka, yang akan menyebabkan kerugian bagi anda dan organisasi. Umumnya pengguna tidak mengkhawatirkan hal ini, tetapi menjadi penting ketika pengguna lain dapat mengetahui siapa yang merubah, siapa yang memberi komentar, dan isi dari komentar tersebut

Tipe-tipe tersebut adalah:

  1. Comments, Track Changes, Version, dan Ink annotations

    Jika anda berkolaborasi dengan pengguna lain dalam membuat atau mengedit dokumen, yang mungkin berisi beberapa bagian dari dokumen ada revisi dengan track changes, pemberian komentar pada bagian tertentu, ink annotation atau version. Informasi-informasi ini akan memungkinkan pengguna lain dapat melihat nama-nama dari rekan anda yang bekerja sama ketika membuat atau mengubah sebuah dokumen, dapat melihat komentar, serta perubahan-perubahan yang dilakukan pada dokumen tersebut.

  2. Document Properties dan Personal Information

    Document properties atau biasa dikenal sebagai metadata, berisi detail dari informasi author, subject, dan title. Selain itu document properties juga berisi informasi pengguna yang menyimpan dokumen tersebut, dan informasi kapan dokumen itu dibuat.

  3. Header, footer dan Watermark

    Dokumen Word anda mungkin berisi informasi header, informasi footer, atau informasi watermark.

  4. Hidden Text

    Sebuah dokumen Word, pada beberapa bagian tertentu dapat anda sembunyikan. Untuk mengetahui pada bagian mana tulisan disembunyikan, anda dapat menggunakan Document Inspector untuk mengetahuinya.

  5. Document server properties

    Jika dokumen anda disimpan pada sebuah server manajemen dokumen seperti SharePoint, dokumen tersebut mungkin berisi Document Properties dan informasi yang berkaitan dengan lokasi servernya.

  6. Custom XML data

    Dokumen-dokumen yang anda miliki dapat berisi sebuah custom XML yang tidak tampil pada dokumen tersebut. Document Inspector dapat menemukan dan menghilangkan XML data tersebut.

  7. Invisible Content

    Objek-objek yang tidak terlihat, karena sudah diformat tidak terlihat.

Berikut adalah contoh dokumen yang sudah dihilangkan hidden data dan personal informationnya.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: