Mengenal Microsoft Office Specialist 2013 (MOS)

Pada tulisan sebelumnya telah ditampilkan outline dari masing masing ujian MOS, seperti Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, SharePoint dan OneNote. Ketika seorang pengguna lulus dari salah satu ujian yang disebutkan di atas, maka berhak menyandang sebagai Microsoft Office Specialist (MOS) 2013.

Berikut adalah salah satu contoh dari sertifikat dari MOS 2013, yaitu PowerPoint 2013.

Ada perbedaan dalam mengerjakan soal-soal pada ujian MOS 2010 dibandingkan dengan MOS 2013. Perbedaan tersebut terdapat pada jumlah soal dan cara dalam mengerjakan soal tersebut.

Misalnya pada MOS PowerPoint 2010, jumlah soal yang diujikan sebanyak 40 soal, tidak terdapat variasi soal, masing-masing soal hanya terdapat satu soal saja, berbeda dengan Word atau Excel 2010, dalam satu soal terdapat 1 – 2 soal yang ditanyakan.

Dibandingkan dengan MOS PowerPoint 2013, jumlah soal tidak sebanyak pada MOS PowerPoint 2010. Pengguna tidak diminta mengerjakan sebanyak 40 soal, tetapi diminta untuk mengerjakan sebuah PROYEK kecil, yang harus dilakukan berdasarkan perintah soal. Jumlah soalnya sekitar 5, tetapi detail dari masing-masing soal dijabarkan lebih lanjut.

Dengan model soal seperti ini membuat sebuah pengalaman pengujian yang sebenarnya bagi pengguna, karena proyek yang dikerjakan tersebut benar-benar seperti ketika pengguna membuat atau mengerjakan sesuatu dalam pelaksanaan kerja/sekolah sehari-hari.

Hal yang sama berlaku juga pada MOS Word dan Excel 2013. Untuk MOS Outlook masih menggunakan model soal seperti pada Outlook 2010. Pada MOS Outlook 2013, jumlah soal yang diujikan sebanyak 40 soal.

Kemudahan:

1. Disertakan hasil akhir yang harus dicapai (sehingga memudahkan pengguna untuk melihat harus seperti apa proyek tersebut dibuat)
2. Penilaian tidak dilihat kepada urutan penyelesaian, tetapi pada hasil akhir proyek tersebut

Kesulitan:

1. Harus betul-betul menguasai materi yang diujikan
2. Waktu pengerjaan menjadi kendala utama
3. Tidak ada tombol SKIP

Semoga bermanfaat.

 

 

Mengelola inbox dengan Quick Steps pada Outlook 2013

Pengelolaan email pada inbox di Outlook 2013.

Quick Steps adalah fasilitas yang sudah diperkenalkan dan digunakan dari Outlook 2010. Kegunaan dari fasilitas ini adalah membantu dengan cepat pengguna dalam mengelola mailboxnya.

Pengguna dapat dengan cepat untuk memindahkan sebuah email ke folder tertentu, atau dengan cepat melakukan reply email kepada pengirim email.

Perintah-perintah pada quick step terdapat pada tab Home, pada group Quick Steps.

Berikut adalah beberapa default dari fasilitas quick step.

1. Move To: Memindahkan email yang terpilih ke sebuah folder yang anda tentukan dan menandai email tersebut sebagai mark as read. (anda dapat menentukan secara langsung folder yang dituju).
2. Team Email: Forward email ke pengguna pada tim anda. Jika menggunakan Exchange Server, secara otomatis nama tim akan muncul.
3. Reply & Delete: Akan membuka email tersebut, lalu Reply dan akan menghilangkan email aslinya.
4. To Manager: Forward email kepada manajer anda. Jika menggunakan Exchange Server, secara otomatis nama manajer pengguna akan muncul.
5. Done: memindahkan email terpilih ke sebuah folder tertentu, menandai sebagai email yang Complete dan menandai sebagai Mark as Read.
6. Create New: membuat sebuah quick step sendiri, sesuai keinginan anda.

Menggunakan Quick Step

Sebagai contoh berikut menggunakan quick step dengan fasilitas Done dari quick step

1. Pilih sebuah email dari inbox
2. Pada tab Home, group Quick Step, klik Done.

Email tersebut akan pindah pada folder tertentu, lalu menandai email tersebut dengan Complete, dan menandai sebagai Mark as Read.

Catatan. Pastikan anda sudah membuat atau memiliki sebuah folder.

Membuat kriteria baru Quick Step

Pada contoh berikut, membuat sebuah quick step baru dengan kriteria Reply email tersebut, memberikan Follow Up Today, memberikan warna Category.

1. Pada tab Home, group Quick Step, klk Create New.
2. Pada kotak dialog Edit Quick Step, berikan nama untuk quick step baru tersebut pada kotak di bawah Name: (anda dapat menggunakan nama default nya)
3. Pada Action pertama, pilih panah drop down di sebelah kanan, lalu pada bagian Respond, pilih Reply. Lalu klik Add action untuk menambahkan kriteria lain.
4. Pada Action kedua, pilih panah drop down di sebelah kanan, lalu pada bagian Categories, Tasks and Flags, pilih Flag Message. Lalu pada Choose flag, pilih Today. Klik Add action.
5. Pada Action ketiga, pilih panah drop down di sebelah kanan, lalu pada bagian Categories, Tasks and Flags, pilih Categorize Message. Lalu pada Choose category, pilih Blue Category.
6. Klik Finish.

 

Sekarang anda sudah memilik quick step baru sesuai dengan kriteria yang diinginkan. Anda dapat mencobanya untuk diterapkan pada sebuah email.

Setelah anda membuat quick step baru, maka nama quick step baru tersebut akan muncul Ribbon Outlook anda.

Untuk kriteria lainnya anda dapat mencobanya lebih lanjut.

Semoga bermanfaat.

Search pada Outlook 2013

Melakukan pencarian (Search) pada email di Outlook 2013.

Seperti pada gambar di atas, dalam melakukan pencarian terhadap email dapat dengan cepat menempatkan kursor dari mouse anda pada bagian Search Inbox (Ctrl – E), selanjutnya mengetikkan kata kuncinya. Kata kunci dapat berupa alamat pengirim, subject dari email, atau kata dan kalimat yang berada dalam sebuah email. Jika ditemukan kata kunci yang tepat dengan email yang ada, maka secara otomatis Outlook 2013 akan menampilkan hasil dari pencarian tersebut.

Pada tulisan kali ini, akan diperkenalkan pencarian lebih lanjut yang disediakan pada Outlook 2013.

Ketika anda menempatkan kursor mouse pada bagian Search, maka akan menampilkan tab Search pada ribbon outlook.

Terdapat 5 group dari tab Search.

1. Scope (cakupan pencarian)
   1. All Mailbox – Pencarian dilakukan pada semua mailbox yang anda miliki. Boleh jadi anda memiliki beberapa account email, dan account-account email tersebut dimasukkan ke dalam Outlook anda.
   2. Current Mailbox – Pencarian hanya pada mailbox yang sedang terpilih
   3. Current Folder – Pencarian hanya pada folder yang terpilih
   4. Subfolder – Pencarian pada subfolder
   5. All Outlook item – Pencarian pada seluruh bagian dari outlook, tidak hanya email, tetapi juga calendar, task, contact, dan note.
2. Results – (untuk hasil pencarian sebelumnya)
3. Refine – Pencarian lebih lanjut
   1. From
   2. Subject
   3. Has Attachment
   4. Categorized
   5. This Week
   6. Sent To
   7. Unread
   8. Flagged
   9. Important
   10. More
4. Option (menampilkan kata kunci pada pencarian sebelumnya serta pencarian lebih lanjut)
5. Close (menutup tab Search)

Anda dapat melakukan pencarian dengan menggunakan kata kunci yang tepat, selain itu juga kata kunci yang anda gunakan, dapat juga dilakukan pencarian secara bersamaan dari kriteria lain yang ingin anda cari.

Misalkan anda ingin melakukan pencarian terhadap email dari seseorang, ditambah dengan kriteria yang memiliki attachment dari orang tersebut, ditambah dengan penandaan flag.

Untuk dapat melakukan hal tersebut, lakukan langkah seperti berikut:

1. Pastikan pada mailbox mana anda akan melakukan pencarian (jika hanya memiliki satu mailbox saja, anda langsung ke langkah nomor 2).
2. Tempatkan kursor pada area Search.
3. Pada tab Search, pada group Refine
4. Klik From, masukkan nama pengirim
5. Lalu pada group Refine klik Has attachment
6. Lalu pada group Refine, klik Flagged

Tampilan search anda akan seperti gambar berikut, jika hasil pencarian ditemukan.

Untuk menutup hasil pencarian klik tanda x di sebelah kanan Search

Untuk kriteria lainnya anda dapat mencobanya sesuai dengan kriteria yang diinginkan.

Semoga bermanfaat.