dan terhadap nikmat Tuhan-Mu, maka hendaklah kamu sebarkan.

Posts tagged ‘Project’

Menggunakan Microsoft Print to PDF pada Windows 10

Jika anda pengguna Microsoft Office dengan versi 2007 atau sudah menggunakan versi yang paling terakhir yaitu 2016, maka pada aplikasi microsoft office anda dapat mencetak ke bentuk file PDF. Ada perintah Save as atau Export untuk dapat menggunakannya.

Apakah anda pengguna Windows 10 juga? Jika ya, anda harus menggunakan fasilitas Microsoft Print to PDF. Fasilitas ini memungkinkan anda untuk mencetak dokumen, gambar atau format lain ke dalam bentuk file PDF.

Seperti kita ketahui, banyak dokumen menggunakan format PDF. PDF sendiri adalah singkatan dari  Portable Document Format. Sama seperti file yang dibuat oleh Word, dokumen berupa softcopy yang ada di komputer atau alat teknologi lainnya. Anda dapat membuka sebuah file PDF dengan aplikasi seperti Adobe Reader, foxit reader atau bahkan Microsoft Word 2016 (Viewer PDF).

Dalam kesempatan ini, akan menerangkan bagaimana cara membuat sebuah file PDF dari sebuah file Microsoft Project. Tentu saja ketika membuat sebuah file PDF, anda dapat membuat dari hampir semua bentuk file, seperti DOCX, XLSX, PPTX, JPEG, MPP, dan file lain yang didukung oleh Microsoft Print to PDF menjadi sebuah file PDF.

Pencetakan menjadi sebuah file PDF dari format bentuk lain, file anda tersebut dapat dibuka oleh viewer PDF, seperti yang sudah disebutkan di atas.

Untuk dapat menggunakan fasilitas Microsoft Print to PDF, pastikan anda memilikinya pada Windows 10. Untuk melakukan pengecekan apakah Microsoft Print to PDF sudah tersedia adalah:

  1. Klik Settings
  2. Klik Devices
  3. Klik Printers and scanners
  4. Pastikan anda memiliki Microsoft Print to PDF pada daftar printer yang anda miliki

1

Pada contoh berikut, seperti sudah disampaikan di bagian atas tulisan ini, akan melakukan pencetakan ke sebuah file PDF dari file MPP atau dari sebuah file Microsoft Project.

Mengapa contoh ini digunakan? Karena ada perbedaan hasil sebuah file PDF yang dibuat oleh perintah Export – Create PDF or XPS Document dengan Microsoft Print to PDF.

Pada dokumen Word, Excel atau PowerPoint, anda dapat melakukan export ke file PDF, maka file tersebut akan sama dengan file aslinya, tetapi berbeda pada hasil yang terjadi pada Microsoft Project. Perbedaan itulah yang menjadi alasan mengapa pada Microsoft Project tidak menggunakan Export, tapi menggunakan Microsoft Print to PDF.

Untuk melakukan pencetakan pada Microsoft Project, lakukan langkah berikut:

  1. Klik File, lalu klik Print
  2. Pada Printer, pilih perintah Microsoft Print to PDF
  3. Sebelum memilih pada Microsoft Print to PDF, isi dari project sudah disesuaikan dengan berapa banyak halaman yang akan dicetak. Dalam contoh ini sudah diatur menjadi 3 halaman

3

Sebelum mencetak dengan Microsoft Print to PDF, preview dengan kertas A3 tetap jadi 3 halaman, sesuai dengan yang diinginkan

2

Tetapi ketika menggunakan perintah Export – Create PDF or XPS Document, maka jumlah halaman menjadi lebih banyak

Oleh karena itu ada perbedaan hasil yang diinginkan antar Export – Create PDF or XPS Document dengan Microsoft Print to PDF

Demikian informasi mengenai penggunaan Microsoft Print to PDF pada Windows 10.

Semoga bermanfaat.

Iklan

Memahami Project dan Project Management bagian I

Microsoft Project 2010 digunakan untuk membantu merencanakan sebuah project, pelaksanaan sebuah project dilakukan oleh team members, yang akan mengerjakan tasktask yang diberikan untuk memenuhi tujuan dari project. Microsoft Project adalah adalah bantu dalam perencanaan sebuah project. Tetapi tentunya kemampuan seorang project manager dalam menentukan perencanaan sebuah project menjadi poin utama dalam sebuah project. Sebagai sebuah alat bantu, Microsoft Project dapat melakukan tracking terhadap progress dari perencanaan sebuah project.

Dasar pemahaman Project Management

Apa itu Project

Dalam sebuah organisasi umumnya melakukan 2 tipe dari pekerjaan, yaitu operation dan projects. Salah satu cara terbaik mendefinisikan apa itu sebuah project adalah bukan sebuah operation. Sebuah operation adalah rangkaian dari rutinitas, sesuatu yang dilakukan berulang-ulang, atau tugas-tugas yang dilakukan dalam daur hidup organisasi. Operation umumnya dilakukan agar bisnis tetap ada. Sebagai contoh dari sebuah operations adalah penilaian karyawan, misalnya dilakukan setiap 6 bulan sekali. Proses persiapan dan penilaian terhadap karyawan dilakukan dalam rentang waktu yang sama. Dengan harapan penilaian ini akan meningkatkan unjuk kerja dari karyawan dalam sebuah daur hidup organisasi.

Dengan kata lain, sebuah project bukan sesuatu yang rutin dilakukan, atau berulang-ulang seperti contoh di atas. Sebuah project adalah unique, dan hanya sementara, sebuah project dilakukan untuk mengimplementasikan tujuan-tujuan tertentu dalam waktu tertentu pada sebuah organisasi. Sebuah project adalah rangkaian tugas-tugas yang pada akhirnya menghasilkan pembuatan atau penyelesaian dari produk atau layanan. Sebagai contoh adalah pindah kantor, atau peluncuran sebuah produk baru atau bahkan kampanye politik. Project yang sama tidak akan terjadi dua kali, misalnya peluncuran produk yang sama pada tahun ini dan tahun depan. Ada akhir dari sebuah project untuk peluncuran produk baru, setelah project tersebut dipertimbangkan sudah selesai. Setelah project selesai, maka produk baru tersebut akan ada di pasar.

Sebuah project hadir dengan berbagai ukuran, dari ukuran sebuah project kecil atau sebuah project yang besar. Sebuah project mungkin hanya memliki 100 task tapi project lain bisa memiliki 10.000 task. Sebuah project mungkin saja dapat diselesaikan dalam 2 bulan, project lain mungkin membutuhkan waktu 10 tahun untuk menyelesaikannya. Sebuah project dapat menjadi bagian dari project lain, terhubung dengan sebuah master project lalu digabungkan semuanya. Sub-sub project ini masing-masing unique dan sementara, tiap sub project memiliki keluaran dan akhir project sendiri-sendiri.

Apa itu Project Management

Project Management adalah pengelolaan usaha-usaha untuk memenuhi tujuan dari project. Sebagai seorang Project Manager, yaitu seseorang yang menjadi ketua/kepala dari project team bertanggung jawab untuk usaha-usaha ini. Seorang project manager menggunakan pengetahuannya, keahliannya, menggunakan perangkat yang bisa digunakan dan metodologi untuk:

  • Mengidentifikasi tujuan, hasil akhir, kebutuhan-kebutuhan dan batasan-batasan dari project.
  • Mengkoordinasikan harapan dan kebutuhan yang berbeda dari berbagai project stakeholder, termasuk team member, resource manager, senior management, customers, dan sponsors.
  • Perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan terhadap task, phases, dan deliverables dari project
  • Menutup project ketika sudah selesai dan mendapatkan pembelajaran dari project tersebut.

Seorang project manager juga bertanggung jawab untuk menyeimbangkan dan mengintegrasikan kebutuhan untuk penerapan semua aspek dari suksesnya project, yaitu:

  • Project scope: Menentukan pekerjaan yang harus diselesaikan untuk project
  • Project time: Menentukan tanggal berakhirnya project termasuk phases, milestone dan deliverables.
  • Project cost: Melakukan perhitungan dan tracking terhadap biaya project.
  • Project human resources: Menentukan team members yang akan mengerjakan task pada sebuah project.
  • Project procurement: Menentukan material dan sumberdaya lain untuk memenuhi tasks dari project.
  • Project communication: Mengkomunikasikan penugasan update, reports, dan informasi lain ke team member dan stakeholder lain.
  • Project quality: Mengidentifikasi level dari kualitas dari tujuan project
  • Project risk: Menganalisa risiko yang berpotensi hadir dalam project dan solusi yang ditawarkan.

Ketika project manager berinteraksi langsung dalam aktifitas-aktifitas ini, harus dipastikan aspek-aspek ini terpenuhi.

Menyeimbangkan scope, time dan cost adalah tanggung jawab besar dari seorang project manager. Ketiga faktor ini harus dipertimbangkan oleh seorang project manager, sering disebut juga dengan project triangle.

Ketika anda menaikkan scope, maka secara otomatis akan meningkatkan sisi dari time dan cost. Jika anda mengurangi time, maka anda dapat mengurangi waktu selesainya project tersebut, anda mungkin dapat menurunkan scope atau meningkatkan cost karena ada penambahan resource yang digunakan.

Seperti kita ketahui ada 3 sisi dari project management, yaitu, scope, time, dan cost. Memahami dengan baik ketiga sisi ini akan membantu keberhasilan dari sebuah project. Selain dari ketiga sisi tersebut ada daftar dari project control, yaitu:

  • Scope
  • Human resources
  • Quality
  • Time
  • Procurement
  • Risk
  • Cost
  • Communication

Project control ini biasa disebut juga sebagao Project knowledge area.

Memahami tahapan Project Management

Sebagai seorang project manager anda bertanggung jawab untuk menyeimbnagkan sebuah project. Tanggung jawab tersebut dapat dibagi kedalam beberapa tahap, yaitu:

  1. Melakukan inisiasi dan perencanaan project (Planning)
  2. Menjalankan project (Executing)
  3. Memonitoring dan mengontrol project (Controlling)
  4. Menutup project (Closing)

Melakukan inisiasi dan perencanaan project

Anda siap untuk memulai tahapan perencanaan setelah stakeholder, seperti executive atau customer anda menentukan untuk menginisiasi project. Keluaran dari tahapan perencanaan ini adalah rencana project yang dapat dikerjakan dan team siap untuk memulai pekerjaan dari project. Ketika merencanakan project lakukan langkah-langkah berikut:

  • Melihat gambaran besarnya: Sebelum anda lebih jauh dalam mengerjakan perencanaan, anda membutuhkan pandangan kearah mana atau tujuan dari project tersebut. Anda harus menajamkan visi ini dengan pertama-tama mengindentifkasi tujuan dan sasarannya. Tentunya hal ini akan membantu anda untuk menentukan scope dari project. Anda akan belajar tentang harapan, batasan dan asumsi dari project. Anda juga akan mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi dan solusi untuk mengatasinya. Informasi bisa anda dapatkan dari project proposal atau dokumen pendukung lainnya.
  • Mengidentifikasi project milestone, deliverables dan task: Buat pengelompokan project ke dalam komponen taks lalu atur dan urutkan task agar merefleksikan scope dari project.
  • Membangun dan menentukan project schedule: Untuk mendetailkan task kedalam schedule project yang dapat dikerjakan, tentukan task duration dan hubungan task satu dengan task lainnya. Anda dapat membuat hubungan ketergantungan dari sebuah task dengan task lainnya, misalnya ada satu tugas akan dijalankan tapi tergantung dari selesainya tugas yang lain. Jika anda menentukan sebuah tanggal untuk deliverables, anda dapat membuatkan tanggal tersebut sebagai sebuah deadlines, atau bisa saja sebuah task constraint. Dengan rencana ini anda dapat secara tepat menentukan scope, schedule, dan budget untuk project. Anda juga dapat menentukan resource yang dibutuhkan, berapa banyak dan kapan pelaksanaannya.
  • Mengidentifikasi sklill, equipment, material, supplies, dan services yang dibutuhkan: Setelah mengidentifikasi task, selanjutnya anda dapat menentukan skill, equipment, dan material-material yang dibutuhkan untuk menyelesaikan task-task tersebut. Selain itu menentukan supplies, service, dan komponen biaya lainnya perlu dipertimbangkan. Anda dapat menghitung kapan project itu selesai dan berapa cost nya. Jika ternyata anda melebihi dari jadual yang sudah ditentukan, atau bahkan melebihi dari budget yang ditetapkan, anda dapat melakukan penyesuaian-penyesuaian yang dibutuhkan.

Menjalankan project

Tahapan berikutnya dalam project management adalah melaksanakan project (Executing the Project).  Pada tahapan ini anda sudah memeliki perencanaan dari project. Task sudah dbuatkan schedule nya, dan resource sudah diidentifikasi, setiap orang di project akan menunggu kapan anda menentukan untuk mulai menjalankan project.

Dalam pelaksanaan project ini, komunikasi sanagat diperlukan. Baik itu komunikasi mengenai task assignment ke team member serta dapatkan umpan balik dari mereka. Anda juga perlu mengkomunikasikan kebutuhan-kebutuhan, budget dan progress ke level atas management, customer atau stakeholder.

Memonitoring dan mengontrol project

Dalam waktu yang sama ketika rpoejct team menjalankan task, anda juga secara berkesinambungan melakukan pengawasan terhadap semua aktifitas task dan membandingkan perencanaan dengan pelaksanaanya di lapangan, pastikan bahwa task yang dikerjakan tetap sama dengan apa yang telah di rencakanan, budget dan scope nya sesuai dengan tujuan dari project. Sebagai bagian dari usaha ini, anda mengawasi project, membuat penyesuaian yang dibutuhkan untuk membuat project itu tetap sesuai dengan rencana. Untuk mengawasi dan mengontrol project, anda dapat lakukan:

  • Menyimpan sebuah baseline untuk perbandingan: Untuk mengelola informasi yang dapat dipercaya, anda harus memiliki perencanaan project awal sehingga dapat membandingkan rencana awal dengan actual progress yang berjalan.
  • Mengawasi resource: Sebagai project manager anda harus mengawasi resource yang mengerjakan sebuah task, mengetahui progress bagaimana mereka menyelesaikannya.
  • Track terhadap progress dari task: Anda dapat melakukan pelacakan terhadap berapa persen penyelesaian dari sebuah task dapat diselesaikan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah task, kapan dimulai dan kapan selesai, dan berapa waktu yang dibutuhkan resource untuk mnyelesaikannya. Anda harus mengumpulkan semua informasi ini, lalu anda dapat membandingkan dengan rencana anda.
  • Menganalisa project information: Menganalisa informasi yang anda kumpulkan dan gunakan analisis infromasi tersebut untuk menyelesaikan masalah dan membuat keputusan. Umumnya anda harus menentukan bagaimana mengatasi schedule yang tidak sesuai jadual atau penyesuaian terhadap budget yang melebihi anggaran.
  • Report: Anda harus secara tetap menampilkan report pada berbagai macam level dari infromasi yang akan diberikan kepada team members atau stakeholder. Semua informasi harus diberikan sesuai dengan level nya, kebutuhan setiap level tentu berbeda-beda, report itu dapat berisi potensi masalah yang mungkin terjadi, keputusan-keputusan baru, perbaikan-perbaikan yang dilakukan dan progress secara keseluruhan.

Menutup project

Tahapan terakhir dari project, anda harus sukses memenuhi tujuan project, dan menyelesaikan project tersebut. Sebelum anda melanjutkan ke project berikutnya, anda harus mendapatkan pelajaran dari project tersebut, ketka anda menutup project lakukan langkah berikut:

  • Mengidentifikasi yang dapat dipelajari dari project: Lakukan pertemuan dengan project team, lakukan review terhadap project yang dijalan, dan pelajaran apa yang dapat ditarik dari project tersebut, hal-hal yang harus terus ditingkatkan. Sehingga untuk project selanjutnya, kesalahan yang terjadi pada project sebelumnya dapat dihindari, pelajaran baik dapat diterapkan untuk project berikutnya.
  • Membuat sebuah project template: Simpan project yang sudah anda kerjakan, dengan task, duration metric, task relationships, resource skill untuk anda gunakan dilain waktu. Ketika anda menerima project baru mirip dengan project yang anda telah selesaikan, anda dapat menggunakannya kembali.

Perbedaan versi pada Microsoft Project 2010

 

Project Standard

Project Standard didesain untuk kebutuhan home dan small business, sementara Microsoft Project Professional dibuat untuk Enterprise.

Project Standard adalah edisi basic desktop, yang memiliki beberapa fasilitas dasar untuk project management. Termasuk didalamnya adalah:

  • Task Scheduling
  • Resource management
  • Tracking
  • Reporting
  • Customization

Dengan perangkat dasar tersebut, anda dapat memulai untuk planning, managing, dan repoting sebuah project.

Pada gambar di bawah ini bagaimana merencanakan untuk membangun dan menjalankan satu atau banyak project dengan Project Standard 2010.

Project Professional

Project Professional menyediakan semua yang didukung oleh Project Standard, dengan beberapa tambahan. Didalam Project Professional terdapat tampilan Team Planner, kemampuan untuk menampilkan deactivated task untuk what-if-scenarios dan fasilitas kolaborasi workgroup melalui Microsoft SharePoint Foundation 2010.

Sebagi tambahan, jika anda bekerja dengan Project Server 2010 dan Project Web app, Project Professional bertindak sebagi client untuk sebuah komplit solusi enterprise project management. Solusi ini termasuk kemampuan enterprise untuk project standardization, resource management,

team collaboration, communication, executive analysis, dan portfolio management. Dengan Project Professional, project management dapat digunakan lintas departemen dan divisi dalam sebuah organisasi, seperti dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Project Professional yang terhubung ke Project Server, memiliki beberapa fasilitas yaitu:

  1. Team collaboration melalui Project Web App, dimana ini adalah bawaan dari Microsoft SharePoint Server 2010. Dari Project Professional yang digunakan pada client, seorang project manager dapat melakukan penugasan ke organisasi project server, dan resource dapat melihat dan memperbaharui penugasan tersebut dengan menggunakan Project Web App, tampilan web-based dari project management.
  2. Global Templates, enterprise fields, dan element lain yang memungkinkan seorang project administrator untuk melakukan standarisasi dan pengaturan dari penggunaan Project 2010 untuk pengelolaan sebuah enterprise project.
  3. Kemampuan untuk memilih dan mengelola resources dari pool (tempat berkumpulnya resource-resource) dari sebuah spesifik group atau dari keseluruhan organisasi. Anda dapat melihat ketersediaan dari resource antar project-project dan Project 2010 secara otomatis menemukan resource yang diperlukan dan dengan tepat mengisi kebutuhan dari project team.

Seorang Project Manager menggunakan Project 2010 untuk memasukkan, menyimpan, dan memperbaharui informasi dari project, juga mengirimkan informasi penugasan, atau pembaharuan dari task ke spesifik resource atau team group melalui Project Server.

Project Server 2010

Microsoft Project Server 2010 adalah produk server yang terpisah lisensinya yang bekerja dengan Project Professional untuk menyediakan solusi enterprise project management, didalamnya terdapat team collaboration atar project manager, resources, dan stakeholder.

Project Server juga terintegrasi dengan fasilitas project portfolio management. Fasilitas ini menyediakan untuk evaluasi dan pemilihan terhadap project, kemampuan workflow, business intelligence dan analisa antar portfolio project.

Project Web App

Microsoft Project web App adalah aplikasi berbasis web ke Project Server. Project Web App menyediakan tampilan pengguna untuk enterprise project management dan fungsi team collaboration untuk project managers, resources, executive, portfolio manager dan stakeholder.

Resource dan stakeholder lain yang berhubungan pada project dapat melihat dan bekerja dengan infromasi yang ada pada Project Server. Resource dapat melakukan review terhadap penugasan yang didapatkan dan informasi lain pada Project Web App. Sebagai tambahan, mereka juga dapat menambahkan task, memperbaharui informasi progress pekerjaan, lalu memasukannya ke status report pada Project Server.

Para Executive dapat melihat informasi detail dari project pada high-level. Mereka dapat menentukan dan melihat, menganalisa apakah penggunaan resource dan cost serta membuat keputusan strategis terhadap sebuah project. Semua informasi dikumpulkan, dikelola dan dilaporkan secara konsisten ke organisasi, serta menyediakan informasi yang komplit dan akurat dari keseluruhan project.