dan terhadap nikmat Tuhan-Mu, maka hendaklah kamu sebarkan.

Microsoft Project 2010 digunakan untuk membantu merencanakan sebuah project, pelaksanaan sebuah project dilakukan oleh team members, yang akan mengerjakan tasktask yang diberikan untuk memenuhi tujuan dari project. Microsoft Project adalah adalah bantu dalam perencanaan sebuah project. Tetapi tentunya kemampuan seorang project manager dalam menentukan perencanaan sebuah project menjadi poin utama dalam sebuah project. Sebagai sebuah alat bantu, Microsoft Project dapat melakukan tracking terhadap progress dari perencanaan sebuah project.

Dasar pemahaman Project Management

Apa itu Project

Dalam sebuah organisasi umumnya melakukan 2 tipe dari pekerjaan, yaitu operation dan projects. Salah satu cara terbaik mendefinisikan apa itu sebuah project adalah bukan sebuah operation. Sebuah operation adalah rangkaian dari rutinitas, sesuatu yang dilakukan berulang-ulang, atau tugas-tugas yang dilakukan dalam daur hidup organisasi. Operation umumnya dilakukan agar bisnis tetap ada. Sebagai contoh dari sebuah operations adalah penilaian karyawan, misalnya dilakukan setiap 6 bulan sekali. Proses persiapan dan penilaian terhadap karyawan dilakukan dalam rentang waktu yang sama. Dengan harapan penilaian ini akan meningkatkan unjuk kerja dari karyawan dalam sebuah daur hidup organisasi.

Dengan kata lain, sebuah project bukan sesuatu yang rutin dilakukan, atau berulang-ulang seperti contoh di atas. Sebuah project adalah unique, dan hanya sementara, sebuah project dilakukan untuk mengimplementasikan tujuan-tujuan tertentu dalam waktu tertentu pada sebuah organisasi. Sebuah project adalah rangkaian tugas-tugas yang pada akhirnya menghasilkan pembuatan atau penyelesaian dari produk atau layanan. Sebagai contoh adalah pindah kantor, atau peluncuran sebuah produk baru atau bahkan kampanye politik. Project yang sama tidak akan terjadi dua kali, misalnya peluncuran produk yang sama pada tahun ini dan tahun depan. Ada akhir dari sebuah project untuk peluncuran produk baru, setelah project tersebut dipertimbangkan sudah selesai. Setelah project selesai, maka produk baru tersebut akan ada di pasar.

Sebuah project hadir dengan berbagai ukuran, dari ukuran sebuah project kecil atau sebuah project yang besar. Sebuah project mungkin hanya memliki 100 task tapi project lain bisa memiliki 10.000 task. Sebuah project mungkin saja dapat diselesaikan dalam 2 bulan, project lain mungkin membutuhkan waktu 10 tahun untuk menyelesaikannya. Sebuah project dapat menjadi bagian dari project lain, terhubung dengan sebuah master project lalu digabungkan semuanya. Sub-sub project ini masing-masing unique dan sementara, tiap sub project memiliki keluaran dan akhir project sendiri-sendiri.

Apa itu Project Management

Project Management adalah pengelolaan usaha-usaha untuk memenuhi tujuan dari project. Sebagai seorang Project Manager, yaitu seseorang yang menjadi ketua/kepala dari project team bertanggung jawab untuk usaha-usaha ini. Seorang project manager menggunakan pengetahuannya, keahliannya, menggunakan perangkat yang bisa digunakan dan metodologi untuk:

  • Mengidentifikasi tujuan, hasil akhir, kebutuhan-kebutuhan dan batasan-batasan dari project.
  • Mengkoordinasikan harapan dan kebutuhan yang berbeda dari berbagai project stakeholder, termasuk team member, resource manager, senior management, customers, dan sponsors.
  • Perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan terhadap task, phases, dan deliverables dari project
  • Menutup project ketika sudah selesai dan mendapatkan pembelajaran dari project tersebut.

Seorang project manager juga bertanggung jawab untuk menyeimbangkan dan mengintegrasikan kebutuhan untuk penerapan semua aspek dari suksesnya project, yaitu:

  • Project scope: Menentukan pekerjaan yang harus diselesaikan untuk project
  • Project time: Menentukan tanggal berakhirnya project termasuk phases, milestone dan deliverables.
  • Project cost: Melakukan perhitungan dan tracking terhadap biaya project.
  • Project human resources: Menentukan team members yang akan mengerjakan task pada sebuah project.
  • Project procurement: Menentukan material dan sumberdaya lain untuk memenuhi tasks dari project.
  • Project communication: Mengkomunikasikan penugasan update, reports, dan informasi lain ke team member dan stakeholder lain.
  • Project quality: Mengidentifikasi level dari kualitas dari tujuan project
  • Project risk: Menganalisa risiko yang berpotensi hadir dalam project dan solusi yang ditawarkan.

Ketika project manager berinteraksi langsung dalam aktifitas-aktifitas ini, harus dipastikan aspek-aspek ini terpenuhi.

Menyeimbangkan scope, time dan cost adalah tanggung jawab besar dari seorang project manager. Ketiga faktor ini harus dipertimbangkan oleh seorang project manager, sering disebut juga dengan project triangle.

Ketika anda menaikkan scope, maka secara otomatis akan meningkatkan sisi dari time dan cost. Jika anda mengurangi time, maka anda dapat mengurangi waktu selesainya project tersebut, anda mungkin dapat menurunkan scope atau meningkatkan cost karena ada penambahan resource yang digunakan.

Seperti kita ketahui ada 3 sisi dari project management, yaitu, scope, time, dan cost. Memahami dengan baik ketiga sisi ini akan membantu keberhasilan dari sebuah project. Selain dari ketiga sisi tersebut ada daftar dari project control, yaitu:

  • Scope
  • Human resources
  • Quality
  • Time
  • Procurement
  • Risk
  • Cost
  • Communication

Project control ini biasa disebut juga sebagao Project knowledge area.

Memahami tahapan Project Management

Sebagai seorang project manager anda bertanggung jawab untuk menyeimbnagkan sebuah project. Tanggung jawab tersebut dapat dibagi kedalam beberapa tahap, yaitu:

  1. Melakukan inisiasi dan perencanaan project (Planning)
  2. Menjalankan project (Executing)
  3. Memonitoring dan mengontrol project (Controlling)
  4. Menutup project (Closing)

Melakukan inisiasi dan perencanaan project

Anda siap untuk memulai tahapan perencanaan setelah stakeholder, seperti executive atau customer anda menentukan untuk menginisiasi project. Keluaran dari tahapan perencanaan ini adalah rencana project yang dapat dikerjakan dan team siap untuk memulai pekerjaan dari project. Ketika merencanakan project lakukan langkah-langkah berikut:

  • Melihat gambaran besarnya: Sebelum anda lebih jauh dalam mengerjakan perencanaan, anda membutuhkan pandangan kearah mana atau tujuan dari project tersebut. Anda harus menajamkan visi ini dengan pertama-tama mengindentifkasi tujuan dan sasarannya. Tentunya hal ini akan membantu anda untuk menentukan scope dari project. Anda akan belajar tentang harapan, batasan dan asumsi dari project. Anda juga akan mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi dan solusi untuk mengatasinya. Informasi bisa anda dapatkan dari project proposal atau dokumen pendukung lainnya.
  • Mengidentifikasi project milestone, deliverables dan task: Buat pengelompokan project ke dalam komponen taks lalu atur dan urutkan task agar merefleksikan scope dari project.
  • Membangun dan menentukan project schedule: Untuk mendetailkan task kedalam schedule project yang dapat dikerjakan, tentukan task duration dan hubungan task satu dengan task lainnya. Anda dapat membuat hubungan ketergantungan dari sebuah task dengan task lainnya, misalnya ada satu tugas akan dijalankan tapi tergantung dari selesainya tugas yang lain. Jika anda menentukan sebuah tanggal untuk deliverables, anda dapat membuatkan tanggal tersebut sebagai sebuah deadlines, atau bisa saja sebuah task constraint. Dengan rencana ini anda dapat secara tepat menentukan scope, schedule, dan budget untuk project. Anda juga dapat menentukan resource yang dibutuhkan, berapa banyak dan kapan pelaksanaannya.
  • Mengidentifikasi sklill, equipment, material, supplies, dan services yang dibutuhkan: Setelah mengidentifikasi task, selanjutnya anda dapat menentukan skill, equipment, dan material-material yang dibutuhkan untuk menyelesaikan task-task tersebut. Selain itu menentukan supplies, service, dan komponen biaya lainnya perlu dipertimbangkan. Anda dapat menghitung kapan project itu selesai dan berapa cost nya. Jika ternyata anda melebihi dari jadual yang sudah ditentukan, atau bahkan melebihi dari budget yang ditetapkan, anda dapat melakukan penyesuaian-penyesuaian yang dibutuhkan.

Menjalankan project

Tahapan berikutnya dalam project management adalah melaksanakan project (Executing the Project).  Pada tahapan ini anda sudah memeliki perencanaan dari project. Task sudah dbuatkan schedule nya, dan resource sudah diidentifikasi, setiap orang di project akan menunggu kapan anda menentukan untuk mulai menjalankan project.

Dalam pelaksanaan project ini, komunikasi sanagat diperlukan. Baik itu komunikasi mengenai task assignment ke team member serta dapatkan umpan balik dari mereka. Anda juga perlu mengkomunikasikan kebutuhan-kebutuhan, budget dan progress ke level atas management, customer atau stakeholder.

Memonitoring dan mengontrol project

Dalam waktu yang sama ketika rpoejct team menjalankan task, anda juga secara berkesinambungan melakukan pengawasan terhadap semua aktifitas task dan membandingkan perencanaan dengan pelaksanaanya di lapangan, pastikan bahwa task yang dikerjakan tetap sama dengan apa yang telah di rencakanan, budget dan scope nya sesuai dengan tujuan dari project. Sebagai bagian dari usaha ini, anda mengawasi project, membuat penyesuaian yang dibutuhkan untuk membuat project itu tetap sesuai dengan rencana. Untuk mengawasi dan mengontrol project, anda dapat lakukan:

  • Menyimpan sebuah baseline untuk perbandingan: Untuk mengelola informasi yang dapat dipercaya, anda harus memiliki perencanaan project awal sehingga dapat membandingkan rencana awal dengan actual progress yang berjalan.
  • Mengawasi resource: Sebagai project manager anda harus mengawasi resource yang mengerjakan sebuah task, mengetahui progress bagaimana mereka menyelesaikannya.
  • Track terhadap progress dari task: Anda dapat melakukan pelacakan terhadap berapa persen penyelesaian dari sebuah task dapat diselesaikan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah task, kapan dimulai dan kapan selesai, dan berapa waktu yang dibutuhkan resource untuk mnyelesaikannya. Anda harus mengumpulkan semua informasi ini, lalu anda dapat membandingkan dengan rencana anda.
  • Menganalisa project information: Menganalisa informasi yang anda kumpulkan dan gunakan analisis infromasi tersebut untuk menyelesaikan masalah dan membuat keputusan. Umumnya anda harus menentukan bagaimana mengatasi schedule yang tidak sesuai jadual atau penyesuaian terhadap budget yang melebihi anggaran.
  • Report: Anda harus secara tetap menampilkan report pada berbagai macam level dari infromasi yang akan diberikan kepada team members atau stakeholder. Semua informasi harus diberikan sesuai dengan level nya, kebutuhan setiap level tentu berbeda-beda, report itu dapat berisi potensi masalah yang mungkin terjadi, keputusan-keputusan baru, perbaikan-perbaikan yang dilakukan dan progress secara keseluruhan.

Menutup project

Tahapan terakhir dari project, anda harus sukses memenuhi tujuan project, dan menyelesaikan project tersebut. Sebelum anda melanjutkan ke project berikutnya, anda harus mendapatkan pelajaran dari project tersebut, ketka anda menutup project lakukan langkah berikut:

  • Mengidentifikasi yang dapat dipelajari dari project: Lakukan pertemuan dengan project team, lakukan review terhadap project yang dijalan, dan pelajaran apa yang dapat ditarik dari project tersebut, hal-hal yang harus terus ditingkatkan. Sehingga untuk project selanjutnya, kesalahan yang terjadi pada project sebelumnya dapat dihindari, pelajaran baik dapat diterapkan untuk project berikutnya.
  • Membuat sebuah project template: Simpan project yang sudah anda kerjakan, dengan task, duration metric, task relationships, resource skill untuk anda gunakan dilain waktu. Ketika anda menerima project baru mirip dengan project yang anda telah selesaikan, anda dapat menggunakannya kembali.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: